Model harga LMS dan apa artinya untuk tim 20 sampai 200 orang

Dua penawaran LMS dengan angka yang sama bisa berbeda dua kali lipat di tahun kedua. Bedanya bukan di harga, tapi di model harganya: apa yang dihitung, kapan dihitung, dan siapa yang menanggung kalau pemakaian berubah. Sebelum membandingkan angka, pahami modelnya.

Per kursi (seat)

Kamu membeli sejumlah kursi, misalnya 50. Kursi dipakai oleh siapa pun yang diundang, dan kursi orang yang keluar bisa dipakai ulang.

Cocok untuk: tim yang ukurannya stabil dan semua orang memang harus dilatih.
Risikonya di kamu: kursi kosong tetap dibayar. Tim 32 orang yang membeli paket 50 kursi membayar 18 kursi kosong.
Yang ditanyakan: apakah kursi bisa dikurangi di tengah kontrak, dan apakah orang yang keluar langsung membebaskan kursinya.

Per pengguna aktif

Dihitung dari yang benar-benar masuk atau menyelesaikan sesuatu dalam sebulan.

Cocok untuk: organisasi yang pelatihannya musiman, misalnya staf musiman atau reseller yang datang dan pergi.
Risikonya di kamu: tagihan tidak bisa diramalkan, dan definisi “aktif” berbeda tiap vendor. Membuka halaman bisa dihitung aktif.
Yang ditanyakan: definisi aktif secara tertulis, batas atas tagihan per bulan, dan apakah pengguna yang hanya membuka sertifikatnya dihitung.

Per organisasi (flat)

Satu harga untuk seluruh organisasi sampai batas tertentu.

Cocok untuk: organisasi yang ingin semua orang punya akses tanpa menghitung, termasuk reseller dan mitra.
Risikonya di vendor, jadi biasanya batasnya ketat: jumlah pengguna maksimum, penyimpanan video, atau fitur yang dikunci di paket lebih tinggi.
Yang ditanyakan: apa yang terjadi saat batasnya terlewati, dan fitur mana yang tidak termasuk.

Per konten atau per program

Dibayar per kursus atau per program yang dijalankan, sering dipakai vendor yang menjual kontennya sendiri.

Cocok untuk: kalau kamu memang membeli konten mereka, bukan menjalankan materi sendiri.
Risikonya di kamu: materi milikmu sendiri jadi mahal dijalankan, dan konten vendor belum tentu sesuai kebijakanmu.
Yang ditanyakan: apakah materi sendiri dikenai biaya yang sama.

Yang sering tersembunyi di semua model

Pos	Tanyakan
Penyimpanan video	Ada batasnya? Per GB atau per jam?
Transkrip dan pencarian	Termasuk, atau fitur berbayar terpisah?
Laporan dan ekspor	Apakah ekspor CSV ada di paket dasar?
Integrasi dan API	Berbayar? Dibatasi jumlah panggilan?
Pengguna di luar organisasi	Reseller, mitra, pelanggan dihitung sama dengan karyawan?
Implementasi dan onboarding vendor	Sekali bayar? Wajib?
Kenaikan tahunan	Berapa persen, dan dikunci berapa tahun?

Cara membandingkan dengan jujur

Jangan membandingkan harga per bulan. Buat skenario 24 bulan dengan angkamu sendiri: berapa orang di bulan pertama, berapa di bulan ke-12, apakah ada musim ramai, apakah reseller atau mitra ikut. Hitung tagihan tiap model di skenario itu, termasuk pos tersembunyi di tabel. Vendor yang serius mau mengisi skenario ini bersamamu.

Dan tanyakan model keluarnya: kalau berhenti di bulan ke-14, data dan materi dibawa keluar dalam format apa. Harga masuk yang murah dengan jalan keluar yang mahal adalah model harga juga, hanya tidak tertulis.