ductBiaya pelatihan karyawan: lembar hitung yang jujur
Biaya pelatihan bukan harga platform. Biaya terbesar biasanya jam senior yang mengulang penjelasan dan kesalahan orang baru. Lembar hitung untuk melihat ketiganya, diisi dengan angkamu sendiri.
Saat pelatihan dibahas sebagai biaya, yang dihitung biasanya harga platform dan jam pelatihan. Dua pos yang jauh lebih besar jarang masuk: jam orang senior yang menjelaskan hal yang sama berulang kali, dan kesalahan yang dibuat orang baru karena tidak ada yang menjelaskan.
Lembar di bawah tidak memberi angka patokan. Tidak ada patokan yang berlaku untuk toko dengan tiga outlet dan perusahaan dengan lima cabang. Yang diberikan adalah cara menghitungnya, dengan angka milikmu sendiri.
Pos 1. Jam senior yang hilang
Untuk satu proses (misalnya onboarding kasir baru):
| Isian | Angkamu |
|---|---|
| Berapa jam senior mendampingi satu orang baru sampai bisa mandiri | … jam |
| Berapa orang baru per tahun di proses ini | … orang |
| Nilai satu jam senior (gaji per jam, atau omzet yang tidak dikerjakan) | Rp … |
| Biaya per tahun = jam × orang × nilai | Rp … |
Yang sering terlewat: senior yang mendampingi biasanya orang terbaik di unitnya, jadi jam yang hilang adalah jam paling mahal.
Pos 2. Biaya kesalahan orang baru
Ambil tiga kesalahan yang paling sering terjadi di minggu pertama dan yang terakhir kali terjadi. Untuk tiap kesalahan:
| Isian | Angkamu |
|---|---|
| Kesalahan | … |
| Berapa kali terjadi per tahun | … kali |
| Biaya per kejadian (barang rusak, retur, diskon kompensasi, jam memperbaiki) | Rp … |
| Biaya per tahun | Rp … |
Jumlahkan ketiganya. Ini bukan semua kesalahan, hanya yang kamu ingat, jadi angkanya pasti terlalu kecil.
Pos 3. Biaya menjalankan pelatihan
| Isian | Angkamu |
|---|---|
| Platform per tahun | Rp … |
| Jam pemilik program menyusun modul pertama (sekali) | … jam × Rp … |
| Jam kepala unit memantau per minggu | … jam × Rp … × 52 |
| Jam peserta mengikuti program (ini bukan biaya tambahan kalau menggantikan pendampingan) | … |
| Biaya per tahun | Rp … |
Jam menyusun modul pertama adalah biaya sekali. Program kedua dan seterusnya memakai pola yang sama dan jauh lebih cepat.
Membaca hasilnya
Bandingkan pos 3 dengan pos 1 ditambah pos 2. Tiga hasil yang mungkin:
- Pos 3 jauh lebih kecil. Prosesnya layak dipindahkan ke program. Mulai dari yang ini.
- Pos 3 sebanding. Biasanya karena prosesnya jarang terjadi (dua orang baru per tahun). Program tetap berguna untuk konsistensi, tapi bukan alasan biaya.
- Pos 3 lebih besar. Prosesnya bukan masalah pelatihan, atau jam kepala unit di pos 3 kamu hitung terlalu besar. Cek lagi: memantau dashboard seminggu sekali bukan dua jam.
Yang tidak masuk lembar ini, dan sengaja
- Angka “peningkatan produktivitas” dalam persen. Tidak ada cara jujur menghitungnya di tim kecil.
- Nilai retensi karyawan. Terlalu banyak penyebab lain.
- Nilai kepuasan karyawan. Bukan angka.
Kalau seseorang menyodorkan ROI pelatihan dalam persen tanpa lembar seperti di atas, tanyakan dari mana angkanya.
Setelah dihitung
Lembar ini paling berguna kalau diulang setelah program berjalan tiga bulan: apakah jam senior di pos 1 benar-benar turun, apakah kesalahan di pos 2 berkurang. Angka sebelum dan sesudah dari proses yang sama adalah satu-satunya ROI pelatihan yang bisa dipercaya.
Program onboarding engineer di pustaka use case adalah contoh proses yang pos 1-nya biasanya besar: pertanyaan setup yang sama dijawab senior setiap ada orang baru.